Milli Eğitim Bakanlığı (MEB), doküman yönetiminde dijital dönüşüm adına önemli bir adım atarak Doküman Yönetim Sistemi'ni (DYS) Elektronik Belge Yönetim Sistemi'ne (EBYS) geçiş yapacak. Bakanlık, EBYS’nin tanıtımını yaparak, geçiş süreci ve yeni sistemin kullanımı hakkında detaylı bilgi paylaştı.
Milli Eğitim Bakanlığı MEB’in yaptığı açıklamaya göre, EBYS’ye geçilmesiyle birlikte DYS'de yapılan evrak oluşturma, onaylama ve sayı alma işlemleri artık yapılamayacak. Bu nedenle, tüm yöneticiler, öğretmenler ve diğer personel, DYS aktif iş listesinde bulunan tüm evrakları 4 Temmuz 2024 tarihine kadar tamamlamak zorunda. Bu tarih sonrasında DYS'de evrak oluşturma işlemleri sona erecek ve sadece okuma modunda erişim sağlanabilecek.
Dosya Yönetim Sistemi DYS'de belge niteliğine kavuşmuş evrakların EBYS’ye taşınma çalışmaları ise halen devam ediyor. Taşıma işlemi tamamlandığında, eski evraklara EBYS üzerinden erişim sağlanabilecek. Bu süreçte, DYS üzerinden erişilebilecek belgeler sadece okuma modunda olacak.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS’nin kurulumu, kullanımı ve yardımı için hazırlanan kılavuzlar ve eğitim videoları, https://ebysportal.meb.gov.tr adresinde kullanıcılara sunulacak. EBYS’ye giriş, MEBBİS ortak ekranında (https://mebbis.meb.gov.tr) bulunan EBYS simgesi aracılığıyla yapılacak.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS’de tarama servislerinin çalışması ve hızlı e-imza atılabilmesi için e-imza servisinin kurulması gerekmektedir. Güncel e-imza servisi kurulum dosyasına https://ebysportal.meb.gov.tr adresinden ulaşılabilecek. Mevcut e-imzalar kullanılmaya devam edilecek olup, amir veya amir olarak vekalet alacak EBYS kullanıcılarına mevcut e-imzalarının süresi dolması durumunda yeni e-imza temin edilecektir. Diğer EBYS kullanıcılarına yeni e-imza başvurusu yapılmayacak ve süresi bitenler yenilenmeyecektir.
EBYS’de kurum içi vekalet işlemleri amir tarafından yapılacak olup, bu işlem EBYS yöneticileri tarafından da gerçekleştirilebilecek. Dijital dönüşüm ve tasarruf tedbirleri kapsamında, posta birimleri dışında çıktı alınmayacaktır. Belge oluştururken Standart Dosya Planı'na uygun konu kodları ve klasörlerin seçilmesine özen gösterilecektir. Fiziksel belgeler taranarak sisteme kaydedilecek ve arşivlenecektir.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi EBYS’ye kayıt esnasında belgeler ve ekleri mümkün olduğunca taranarak sisteme alınacak. Taranamayacak belgeler için “Not Ekle” kısmına not yazılacak ve bu belgeler asıl belge ile birlikte arşivlenecektir. Fiziksel bir belgenin aslının gerektiği durumlarda, birim arşivine başvurularak “Arşivden Belge İsteme Formu” düzenlenecektir.
EBYS’de Belge oluştururken tüm bilgilerin doğru ve eksiksiz girilmesi, birim hiyerarşisine göre işlem yapılması ve onay akışının doğru düzenlenmesi gerekmektedir. “Çok Gizli” ve “Gizli” belgeler EBYS’de oluşturulmayacak, sadece sayı alınacaktır. Gerçek kişi ve tüzel kişi oluşturulurken mükerrer kayıt yapılmaması için önce kayıt kontrolü yapılmalıdır. EBYS kullanıcıları, profil kısmından iletişim bilgilerini girmelidir.
Evrak havale yetkisi olan personelin, evrakları dikkatle inceleyerek dağıtım yapması ve ilgisi olmayan birim veya personele evrak dağıtmaması gerekmektedir.
Milli Eğitim Bakanlığı MEB, DYS'den EBYS’ye geçiş sürecinde kullanıcıların dikkat etmesi gereken hususları belirlemiş ve bu geçişin sorunsuz gerçekleşmesi için gerekli kılavuzları ve eğitim materyallerini sunmuştur. Yeni sistemin, dijital dönüşüm ve doküman yönetiminde önemli bir rol oynayacağı belirtiliyor.
